《调档函格式及相关要点》
调档函是人事工作中的重要文件，用于调取个人档案。其格式有着严格的要求，以确保信息准确传递和档案管理的规范性。
一、调档函的基本格式
- 标题
- 一般为“调档函”三个字，居于纸张的上方正中央位置，字体稍大，如宋体二号字，以醒目显示文件的性质。
- 称谓
- 写明被调档单位的全称，如“XX人才交流中心”或者“XX单位人事部门”。称谓需顶格书写，以表示尊敬。
- 正文
- 首先要明确说明调档的原因，例如“因[具体原因，如工作调动、升学等]，需将[姓名]同志（身份证号：[具体号码]）的档案调至我单位。”
- 然后要给出本单位的详细信息，包括单位名称（需为全称）、地址、联系电话等内容，方便对方准确寄送档案。例如“我单位名称为[单位全称]，地址：[详细地址]，联系电话：[电话号码]。”
- 正文部分要简洁明了，表述准确，一般使用规范的书面语言，避免使用口语化表述。
- 结尾
- 通常写“特此函达，请予接洽为荷”或者“请贵单位协助办理为盼”等礼貌性用语。
- 落款
- 写明发函单位的名称，并加盖单位公章。公章要清晰可辨，单位名称需与前文提到的单位名称一致。在单位名称下方注明发函日期，日期需写全年、月、日，如“[具体年份]年[具体月份]月[具体日期]日”。
二、调档函的注意事项
- 信息准确性
- 调档函中的姓名、身份证号等个人信息必须准确无误，否则可能导致档案调取失败或者调错档案等问题。
- 合法性与规范性
- 发函单位必须具有合法的调档权限，例如用人单位有招聘员工并管理员工档案的需求，学校有接收学生档案进行学籍管理的权限等。同时，调档函的格式、内容等要符合档案管理部门的规范要求。
调档函在人事档案管理流程中起着关键的桥梁作用，规范的格式和准确的内容是顺利完成档案调取工作的重要保障。
