《公司备用金管理制度》
一、目的 为加强公司备用金管理，确保备用金的合理使用、安全存放及有效监督，特制定本制度。
二、适用范围 本制度适用于公司内部所有涉及备用金使用和管理的部门及员工。
三、备用金的定义与分类
- 定义 备用金是公司预先拨付给特定部门或员工，用于零星开支、应急支出等的周转性资金。
- 分类 （1）定额备用金：根据部门日常支出的大致范围，核定固定金额的备用金，适用于频繁发生小额支出的部门，如行政部门的办公用品采购等。 （2）临时备用金：因临时性业务需求，如差旅费、业务招待费等而申请的备用金。
四、备用金的申请
- 定额备用金 由部门负责人根据业务需求提出申请，详细说明定额金额的计算依据，如预计的每月办公用品采购频率和金额等。经财务部门审核、公司主管领导批准后拨付。
- 临时备用金 员工因公务需要提出临时备用金申请，填写申请表，注明用途、预计金额、预计还款日期（如适用）等内容。按照审批流程，经部门负责人审核、财务部门评估、相关领导批准后获取备用金。
五、备用金的使用
- 备用金使用人必须严格按照申请时注明的用途使用资金，不得挪作他用。
- 对于涉及采购的支出，应遵循公司的采购相关规定，获取正规发票等有效凭证。
- 使用备用金时应保留相关的支付凭证，如发票、收据、刷卡小票等，以备报销和核查。
六、备用金的报销与归还
- 定额备用金 使用部门或员工定期（如每月）汇总支出，根据实际支出凭证报销。报销金额补充已使用的备用金，使备用金余额恢复到定额标准。
- 临时备用金 在业务完成后，应及时报销。报销金额多退少补，如报销金额小于备用金借款金额，应及时归还剩余款项；如报销金额超过备用金借款金额，经审核后补付超出部分。
七、备用金的监督与检查
- 财务部门负责对备用金的使用情况进行日常监督，定期检查备用金的使用记录、凭证等。
- 审计部门不定期对备用金进行审计，如发现违规使用、逾期不还等情况，将按照公司规定进行处理，包括警告、罚款、停止备用金使用资格等。
八、附则 本制度自发布之日起生效，如有未尽事宜或与国家法律法规冲突之处，以国家法律法规为准。
